パソコン通信とペーパレス会議 by マヒマヒ
03037/03039 BXD05466 マヒマヒ 「パソコン通信とペーパレス会議」 ( 4) 98/12/08 14:09 コメント数:1
みなさん、こんにちは。 長文です。
「パソコン通信とペーパレス会議」
ノートパソコンが普及し、モバイルという言葉も標準になる今日この頃です。では、パソコンは何に使うのでしょうか? それは、「パソコンは仕事に使う」 です。
で、何をやりましょう? 「パソコン通信」 です。一番やらなければいけないのは、電子メールです。 二番目は、ホームペイジ。
30歳を過ぎて、「僕はパソコンは持っていない」 と堂々と言う人は、考えた方がいい。e-mailアドレスを持っていないビジネスマンとは、仕事もしたくない。だって電子メールでやりとりできないなんて。
e-mailアドレスは、会社支給でなく、個人で持ちましょう。そうでないと、あなたとの連絡が一番必要な時に使えません。
今は、パソコンを買うということは、人と繋がるということで、その人は、世界中なんですよ。パソコンは、人と繋がることによって、また繋がる技術とノウハウを持っていることによって、「道具」 から 「武器」 になります。
パソコン通信ブームが始まって、3年になりますが、3年前にはじめた人と、今もはじめない人との差は、圧倒的についていることを、最近感じます。
パソコンを使わなくたって、人間死にやしません。ただ、使わないより使った方が何倍楽しいし、得をする。だから、使った方がいいのです。
パソコン通信と一口に言っても、いろいろあります。 僕が持ち運びできるノートパソコンを買って、パソコン通信を始めたのが、1995年の3月です。
僕のパソコンの中には、商用ネット ・ ニフティサーブと、超簡単パソコン通信ソフト ・ ニフタームのおかげで、知らないうちに最強のデータベースが出来上がっています。 これを作ろうと思ったら、きっと出来なかったでしょう。
パソコンが得意な事、僕は、「計算」 「保存」 「コピー」 だと思います。 「計算」 というのは、定型業務の計算の他に、大量のデータを一発で 「検索」 や 「並び替え」 をすることです。
3年間の間、毎日、自然に、無意識に繰り返されるいろんな人間(ちょっと変な言い方ですが)とのやりとりが、無意識に僕のパソコンに蓄積されます。これを 「検索」 して使うことができれば、またその能力を持っていれば、それはデータベースになります。
だから、僕はパソコン通信で交わされた情報のやりとりは、3年間自分のパソコンから消したことがないのです。だってパソコンは、保存も得意ですから。
では、このパソコン通信を使って、経営者の方が一番何がやりたいのは 「報告 ・ 連絡 ・ 相談」 そう、“日報” ではないでしょうか。
パソコンを使うことで、以前とは何かが変わらなくては、いけません。“費用対効果” これも重要です。でも、一番変わらなくてはいけないのはコストだけでしょうか?
「パソコンで、今の仕事をどうするかでなく、パソコンがあればどんな仕事ができるか」 を考えてみてください。
では日報をパソコンを使ってやることを、僕なりに解釈してみます。
■20点 「今まで紙で書いていた日報をそのまま、そっくりパソコンで書いて、プリントアウトして出した」
これは、手書きがワープロになっただけです。いったい何が変わったのでしょう。おそらく、手書きの日報より、書き出してからプリントアウトまで時間がかかるのではないでしょうか。日報をパソコンで清書したところで、日報の目的とか違っているように思います。出す方も、出された方も自己満足で終わり、その日報は、未来に活用されない気がします。
まあ、パソコンを使ったということで、20点。(ワープロ)
■40点とるには、 「パソコンで書いた日報を、電子メールで上司に提出した。」
まあ、電子メールで送ったということで、今まで紙で出していたのと違う。それに出張先や自宅から、日報を送れたらもっといい。情報の鮮度は、こういった道具のおかげでどんどん上がって行きます。だから鮮度管理が大変でよすね。
■60点は、 「日報を1対1の電子メールでなく、1対多の電子会議室に送る。」
電子メールと電子会議室は、全然違います。 自分の書いた日報は、今まで上司にしか読まれることがありませんでした。これを電子メールで送っても同じことです。
では、みんなが読むことのできる会議室に、日報を送ったらどうでしょう。 自分の日報は、同僚も読むことができるし、他の部署や、遠く離れた営業所の人間も読むことができます。もちろん、自分もみんなのを読むことができます。
すると、どういうことがおきるか、 元担当者がアドバイスしてくれたり、もしかすると、日報からいろんなアイディアが生まれるかもしれない。
今までだったら、きれいにファイルに閉じられて二度と見返すことのない苦労して書いた日報も、会議室にあるのだったら、それは全然ちがう。
「情報は、動かして価値がでる」
■80点はというと、 「会議室で交わされた日報を検索して使う。」
会議室で交わされた情報は、自分のモノや他人のモノ、必要な情報や不必要な情報もいっぱいある。無意識のうちにどんどん自分のパソコンにたまっていっている。これは、正解。その時必要な情報だけを残しておいても意味がない。
情報は、必要な時に、必要なモノだけ取り出さればいいので、たまった日報(情報)からキーワード検索して、意思決定に活用できたら最高だと思います。
例えば、今から訪問する会社名や担当者名で検索をします。3年間続いていれば、3年分のお付き合いの履歴が一発で出ます。自分以外のもです。これが、自分の手帳と違うところです。
3年間の経緯を頭で覚えていることは、大変です。無駄です。 (頭をそんなことに使うのは、もったいない。) でも、パソコンで検索して、出てきた結果を見て思い出せば、それでいいと思います。
パソコン通信なら、タイムスタンプも自動的に入るし、情報の発信者も自動的に入る。追跡調査も容易にできます。これを使わない手は、ないと思います。
■100点は、 「この情報を活用して、“その人に会いに行く” です。」
パソコン通信は、会議を少なくとか、人と会うコストを減らすためにやるとか、とにかくコスト削減と言っている人もいるが、僕はそれはちょっと違うと思う。 確かにパソコン通信は、時間も超えるし、空間も超える、組織だって簡単に超えます。
●こういうのは、どうでしょう
ある組織で、ノートパソコンを一人1台買いました。 これから会議の資料は、ワードのファイルで配布します。これから紙の資料は配りません。会議の時には各自パソコンを持って来て、資料を確認の上、進行します。 こんな会社があったら、何のためにパソコン入れたの? って言いたくなる。
一人1台パソコン入れて、紙で配る資料を止めて、いったい何が変わったですか? 会議にパソコンを持ってくる。 変わったといえば、主催者のプリントアウトする手間の時間と、紙のコストですが、考えてみてください。
パソコンでは、A4一枚を一覧で読むことができません。こんな状態で、パソコン見ながら会議なんてできっこない。その資料誰かがプリントアウトしなければいけない。結局、紙の量は減らないし、時間も変わらない、それが主催者から参加者に移っただけで、結局何も変わっていない。
人と人とが面と向かってやる会議にパソコンなんて必要ありますか? 会議って、そもそもなんですか?
1つの部屋にみんな集まって、各自パソコン広げて、パソコンの画面を見て、会議をする。僕にとっては、なんか恐ろしい光景です。
意思決定をする会議に、相手の顔を見て、目を見て 「本当にやるの」 「おぅ、やるよ」 にパソコンは、いらない。この部分は、パソコンでは絶対にできない。
人と人が会えば、体温だって、匂いだって、機嫌がいいことだって、ちょっと体調こわしていることだって、一瞬にして伝わる。パソコン通信では、これはできない。
パソコン通信で交わされている情報を処理して、タイムリーにその人に会いに行くことができれば、また意思決定の会議を召集することができれば、これは100点だと思う。
パソコン通信のいいとろでもあるが、「口に出して言いにくいことが言える」 というのがある。でも、これを勘違いしてもらっては困ります。
確かに部長を超えて社長に意見するというのは、確かに会いにくい人に、電子メールのような飛び道具を使うのは、一つの手段だと思う。これは、社内に限らず、社外も同じです。
ただ、その人に実際に会って言えないようなことを、電子メールで言うのはよくない。なにかを断るとか、ドタキャンとか、これについては、自分もしているかもしれないので気をつけようと思います。
今、僕は、パソコンとパソコン通信がなければ、仕事ができない。 パソコンを使っても、人にやさしくできたらいいだろうね。 毎日楽しいし、「やさしくデジタル」。
98/12/08(火) 12:10 マヒマヒ(BXD05466)
Ted-Nelson mahimahi